Polityka prywatności

Administratorem danych jest [NAZWA FIRMY — uzupełnij po rejestracji w CEIDG], [ADRES — uzupełnij po rejestracji w CEIDG], NIP [NIP]. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@bottogo.pl.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku.

To rozróżnienie decyduje o tym, do kogo kierować pytania o swoje dane.

Jesteśmy administratorem w odniesieniu do danych osób, które kontaktują się z nami przez formularz, wypełniają kreator konfiguracji oraz danych osób reprezentujących naszych klientów. Opisują je punkty 3–5.

Jesteśmy podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do danych osób dzwoniących do obiektu naszego klienta. Administratorem tych danych jest obiekt — hotel lub pensjonat — a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Opisuje to punkt 6.

Zbieramy imię, adres e-mail, numer telefonu, informacje o wielkości działalności oraz treść wiadomości. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zgłoszenie.

Przetwarzamy je, aby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować ofertę — na podstawie podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W kreatorze zbieramy informacje o obiekcie i sposobie jego obsługi oraz dane kontaktowe osoby wypełniającej. Służą one wyłącznie do przygotowania wyceny i konfiguracji asystenta — podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Kreator nie jest przeznaczony do wprowadzania danych gości ani innych osób trzecich. Prosimy o niezamieszczanie w nim takich danych, a także danych szczególnych kategorii, haseł i danych płatniczych.

Dane osób reprezentujących klientów i osób kontaktowych przetwarzamy w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawiania faktur i prowadzenia dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ustalenia i dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rozmowy prowadzone przez asystenta są nagrywane i zamieniane na tekst. Przetwarzamy nagranie, transkrypcję, dane podane w rozmowie (imię i nazwisko, telefon, e-mail, szczegóły zapytania lub rezerwacji) oraz metadane połączenia.

Robimy to wyłącznie na polecenie obiektu, do którego dzwonisz. To on jest administratorem tych danych, ustala podstawę prawną i to on powinien poinformować Cię o nagrywaniu na początku rozmowy. Żądania dotyczące tych danych kieruj bezpośrednio do obiektu — a jeśli trafi ono do nas, przekażemy je administratorowi i pomożemy je zrealizować.

Asystent nie służy do rozpoznawania osób po głosie. Nie tworzymy odcisków głosowych ani profili biometrycznych, a nagranie nie jest z tego powodu daną biometryczną. Asystent nie podejmuje też automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne — przyjęte zgłoszenia potwierdza personel obiektu.

Nie wykorzystujemy treści rozmów do trenowania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji.

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie i wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług:

• Web3Forms — obsługa wysyłki formularza kontaktowego i kreatora
• Vercel — hosting strony i usług sieciowych
• Vapi — obsługa połączeń telefonicznych, nagrania i transkrypcje
• OpenAI — model językowy generujący odpowiedzi asystenta
• ElevenLabs — synteza mowy oraz zamiana mowy na tekst
• Deepgram — zamiana mowy na tekst (dostawca zapasowy)
• Cartesia — synteza mowy (dostawca zapasowy)
• operator telekomunikacyjny zestawiający połączenia
• biuro rachunkowe oraz dostawca poczty elektronicznej

Dane mogą zostać udostępnione również organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów marketingowych osób trzecich.

Część dostawców wymienionych w punkcie 7 ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, więc dane trafiają poza EOG. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony — jeżeli dany dostawca jest nią objęty — albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

• zapytania z formularza i odpowiedzi z kreatora, jeśli nie doszło do zawarcia umowy — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• dane klientów — przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
• dokumenty księgowe — 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
• nagrania rozmów — 30 dni od zakończenia połączenia
• transkrypcje, metadane połączeń i logi techniczne — 12 miesięcy

Okresy dotyczące asystenta głosowego może skrócić obiekt będący administratorem tych danych.

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jeżeli sprawa dotyczy rozmowy z asystentem, skieruj żądanie do obiektu, do którego dzwoniłeś — to on jest administratorem tych danych.

Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do jego prawidłowego działania. Nie korzystamy z narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie profilujemy odwiedzających. Ustawienia plików cookie możesz zmienić w przeglądarce.

Politykę możemy aktualizować, gdy zmieni się sposób świadczenia usług, lista dostawców lub przepisy prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej zmiany.